Управленческий учет в закупках: финансовые грабли

Содержание

Нужно ли бухгалтеру разбираться в госзакупках?

Коммерческие организации и ИП принимают участие в госзакупках в качестве поставщиков товаров, работ (услуг) для государственных и муниципальных нужд. Должностные обязанности бухгалтера той или иной компании различаются в зависимости от ее величины, структуры, и организации труда. Тем не менее любой бухгалтер отражает в учете операции, связанные с обеспечением заявок, торгами, расчетами с контрагентами и т.п., поэтому должен ориентироваться в вопросах госзакупок.

Коммерческие организации и ИП принимают участие в госзакупках в качестве поставщиков товаров, работ (услуг) государственных и муниципальных заказчиков и бюджетных учреждений, чтобы заключать сделки и получать прибыль. Должностные обязанности бухгалтера той или иной компании различаются в зависимости от ее величины, структуры, и организации труда. Тем не менее любой бухгалтер отражает в учете хозяйственные операции, и так или иначе участвует в обеспечении заявок, ходе торгов, и расчетах с контрагентами, поэтому должен разбираться в сфере законодательстве госзакупок.

Компания приняла участие в электронных торгах, какие документы требовать бухгалтеру

Процесс госзакупок регулируется двумя Федеральными законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ и от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Торги проводятся на электронных площадках в Интернете, за участие в процедурах операторы электронных площадок взимают плату в порядке установленном Правительством РФ в Постановлении от 10.05.2018 № 564. Такие расходы могут быть учтены на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ или как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как и любые другие расходы они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п.1 ст. 252 НК РФ).

Закрывающими документами могут быть акт об оказании услуг и счет-фактура от оператора электронной площадки или вместо них один Универсальный передаточный документ (УПД). Площадки по проведению аукционов могут предоставить подтверждающие документы в бумажном и электронном видах, а некоторые из них — только в электронном.

Обратите внимание, что такие документы могут быть приняты к учету только, если они заверены электронной цифровой подписью (п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Отметим, что участник закупок имеет также право учесть для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с участием в конкурсе, который он проиграл, при условии, что денежные средства ему не возвращаются. Разъяснения по данному вопросу дал Минфин РФ в Письме от 03.04.2020 № 03-03-06/1/27033.

Как в бухгалтерском учете отражать проценты, начисляемые банком, на остаток средств спецсчета

Операции в бухгалтерском учете отражают исходя из их экономической сути, поэтому проценты, начисленные банком, на денежные средства спецсчета следует отражать как проценты на депозите (п. 7, 10.1, 16 ПБУ 9/99):

  • начислять проценты за каждый истекший отчетный период;
  • и на дату возврата средств в соответствии с условиями договора.

Средства организации размещенные на спецсчете нужно учитывать на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках», например, 55-4 «Денежные средства на специальном счете участника закупок». Начисленные проценты отражаются как прочие доходы и дебиторскую задолженность банка на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н).

В бухгалтерском учете компании на дату начисления процентов банком надо сделать следующие записи:

Читать статью  Импорт упаковки пищевой в Китай из России

Дебет 76 Кредит 91-1 — начислены проценты по спецсчету;

Дебет 55 Кредит 76 — получены проценты на спецсчет в банке.

Как поставщику отражать банковские гарантии в бухгалтерском учете

Определения гаранта, принципала и бенефициара по сделке, их права и обязанности определены в ст. 368 ГК РФ.

В госзакупках при обеспечении банковской гарантией участвуют стороны:

  • принципал — это поставщик (исполнитель) по сделке;
  • бенефициар — заказчик или покупатель;
  • гарантом является банк.

Выдача банковской гарантии — это платная услуга банка, целью предоставления которой является обеспечение надлежащего выполнения принципалом своих обязательств перед бенефициаром (ст. 369 ГК РФ). Здесь важно отметить что поставщик всегда получает гарантию для заказчика, а не для себя.

Как было отмечено выше, бухгалтерский учет хозяйственной операции определяется ее экономическим содержанием, поэтому бухгалтерский учет зависит от условий договора о предоставлении банковской гарантии с банком .

В зависимости от условий, предусмотренных конкретным договором банковской гарантии, возможны два варианта отражения в бухучете:

А) поставщик банковскую гарантию в своем учете не отражает, если гарантию выдает банк

В этом случае исполнение обязательства поставщика перед заказчиком обеспечено гарантией третьего лица — банка, поэтому не надо отражать сумму обеспечения на забалансовых счетах 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» и 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» (см. подп. «б» п. 10, п. 15 Информации Минфина России от 22.06.2011 № ПЗ-5/2011).

Б) поставщик отражает банковскую гарантию за балансом, если он перечислил денежные средства на покрытие своих обязательств банку

Если поставщик перечислил банку денежные средства для обеспечения обязательств по гарантии, то эта сумма отражается на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н).

В любом случае комиссию (вознаграждение) банку за выдачу гарантии вы можете учитывать:

  • в расходах по обычным видам деятельности (как расходы, связанные с заключением договоров на продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг) (п. 5 ПБУ 10/99);
  • в прочих расходах (как расходы на оплату банковских услуг) (п. 11 ПБУ 10/99).

Применяемый порядок учета следует закрепить в учетной политике организации ( п. 7 ПБУ 1/2008). Комиссия (вознаграждение) банка признается в расходах в периоде, в котором договор банковской гарантии вступил в силу (п. 16, 18 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете компании на дату вступления в силу договора надо сделать следующие записи:

Расширьте свои знания и получите повышение зарплаты

Чтобы выжить в кризис коммерческой организации нужны стабильные контракты для получения гарантированных доходов от государственных заказчиков, обеспеченных бюджетными средствами.

Бухгалтеру надо чувствовать себя в вопросах госзакупок как рыба в воде , чтобы без труда находить нужные конкурсы, успешно проходить их, и заключать выгодные сделки. Для этого необходимо освоить поиск тендеров и подготовку заявок на участие в них.

Ни для кого ни секрет, что руководство коммерческой организации во время общего экономического спада не будет поднимать зарплату своим сотрудникам без веских на то оснований, например, таких, как возложение дополнительных обязанностей, вместо найма еще одного работника. В случае освоения такого важного участка, как госзакупки любой бухгалтер может рассчитывать на повышение зарплаты.

Читать статью  Госзакупки в строительстве: как получить контракт

В настоящее время существует совсем немного курсов для поставщиков, гораздо чаще проводят обучение для заказчиков.

По окончании курса бухгалтеру выдают официальный документ о профессиональной переподготовке — подтверждение квалификации. Подкованность в вопросах госзакупок кроме увеличения заработка, дает возможность уверенно себя чувствовать в переговорах с контрагентами-госзаказчиками. Помимо того, повышение квалификации всегда дает специалисту востребованность и конкурентоспособность на рынке труда.

Онлайн-обучение для бухгалтера компании-поставщика

Разберитесь, как участвовать в госзакупках и приносить компании прибыль, подтвердите квалификацию и получите документ о профпереподготовке:

«Участие в государственных, корпоративных и регламентированных закупках по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ». Профпереподготовка, 256 ак.часов.

Пробный урок по госзакупкам бесплатно!

Пробный обучающий курс в Контур.Школе. Узнайте о важных изменениях, пройдите тест и получите электронный сертификат.

  • #госзаказ
  • #повышение квалификации
  • #переквалификация
  • #государственные закупки
  • #обучение для бухгалтеров
  • #онлайн-курсы
  • #онлайн-курсы для бухгалтеров

Управленческий учет в закупках: финансовые грабли

Каждый тендер — это, по сути, отдельный проект со своими задачами, планами и финансовыми результатами. Нередко поставщики допускают ошибки в управленческом учете по своим проектам. Как не наступать на «финансовые грабли», разбираем в этой статье.
Советы дает Евгения Остапенко — эксперт по автоматизации управленческого учета сервиса Контур.Пульс .

Фотография Михаил Плющенко

Михаил Плющенко Автор статей

В этой статье:

  • Распространенные ошибки в управлении финансами в проектах
  • Как вести финансовый контроль

Распространенные ошибки в управлении финансами в проектах

Основная цель любого бизнеса — это прибыль. Финансовый учет можно сравнить с панелью управления бизнесом: надо понимать, на что смотреть, когда смотреть и как реагировать на показания «приборов». Это как с автомобилем, когда водитель, глядя на приборную панель, должен понимать: загорелась лампочка — нужно заправиться или заменить масло.

Независимо от сферы бизнеса и тендерной деятельности, компании допускают одни и те же ошибки в некоторых аспектах управления финансами. Рассмотрим основные.

Найдите закупку мечты — в пару кликов

Операционные расходы

Операционные расходы — это те расходы компании, которые не зависят от количества проектов и тендеров. Это, например, налоги, коммунальные услуги, аренда помещений, зарплата сотрудников. Это то, что будет в расходной части компании всегда, пока она существует.

Нередки случаи, когда операционные расходы включают в расходы проекта, что усложняет понимание его рентабельности. Такие расходы лучше вывести отдельной статьей или в отдельный проект. Это даст понять, сколько денег нужно компании, чтобы у нее не было кассовых разрывов и на расчетном счете всегда были средства на обязательные платежи.

Периодически анализируя операционные затраты, можно найти основания для их оптимизации. Например, условия банковского обслуживания могут иметь разную выгоду на начальном этапе развития бизнеса и в момент, когда компания набрала обороты. Вовремя сменить тариф — сэкономить часть денег.

Учет обязательств перед контрагентами

При планировании новых тендеров поставщики зачастую не учитывают как свои обязательства, так и обязательства контрагентов. Кредиторско-дебиторская задолженность просматривается обычно в определенные периоды времени — за квартал, полугодие, год. Рекомендуется вести еженедельный учет долгов и обязательств, чтобы точнее просчитать, стоит ли участвовать в новых закупках.

Так, одна строительная компания начала запрашивать отчет о задолженности каждую неделю и сформировала соответствующий график платежей по своим контрагентам. Сначала выявили самых крупных должников, договорились об оплате, и дебиторская задолженность стала постепенно сокращаться.

Такой же подход применили и к задолженности перед поставщиками. В результате при планировании новых тендеров руководство стало лучше понимать, сколько компания заработает, когда получит деньги и сколько ей еще нужно будет заплатить контрагентам. Компания смогла точнее оценить, хватит ли ей оборотных средств, чтобы начать работу.

Читать статью  Ликбез: сколько понадобится денег, чтобы начать участвовать в закупках по 44-ФЗ

План-факт по проектам

Понимание желаемой рентабельности не всегда приводит к фактической прибыли. Частая причина этого заключается в том, что компания не успевает вести план-факт по проектам.

Изучение текущих проектов и план-факторный анализ за определенный период позволят:

  • понять объемы затрат на текущий момент,
  • выявить закономерности по затратам для корректировки плана,
  • планировать конкретные платежи по статьям расходов.

Можно хорошо проанализировать, какие у фирмы есть статьи затрат и сколько денег уходит на каждую из месяца в месяц, но не заложить в расходы, например, риски по валюте или не учесть возможное повышение цен на материалы в определенные сезоны.

Если ваше производство или услуги зависят от других поставщиков, проведите с ними работу и попытайтесь узнать, когда и насколько они могут поднять цены.

В идеале нужно перейти к еженедельному точечному планированию — смотреть, сколько денег в каждую неделю должна иметь компания, чтобы не попасть в кассовый разрыв.

Как вести финансовый контроль

Контроль финансов — это постоянный и регулярный процесс, особенно в работе с тендерами. Для эффективного управления финансами можно использовать три основных отчета: движение денежных средств (ДДС), отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) и платежный календарь.

Движение денежных средств

Это отчет, который строится на основании банковской выписки по дате совершенного платежа в банке. ДДС показывает, когда, сколько и на что компания потратила средства, а также сколько денег и откуда пришло на ее счет в определенный период времени.

По ДДС невозможно посмотреть реальный заработок организации, ведь здесь не учитываются ни будущие поступления, ни запланированные расходы компании. Для этого нужен отчет о прибылях и убытках.

Отчет о прибылях и убытках

ОПиУ считает обязательства компании и показывает ее фактическую прибыль. Так как работа с тендерами — это всегда ситуация, связанная с будущими отложенными платежами, нужно понимать, какие финансовые результаты в каждом месяце были у компании.

Отчет строится по датам возникновения обязательств — на основании закрывающих документов, актов и накладных. Например, компания отгрузила цемент, но оплаты ждет через месяц: дата отгрузки — дата возникновения долга перед компанией. Чтобы учесть какой-либо доход или расход, документы должны быть подписаны. Дата платежа в банке может не всегда совпадать с датой закрывающих документов.

Еще один пример для понимания ОПиУ — это заработная плата. По закону зарплату работодатели должны выдавать до 10 числа каждого месяца. Если сейчас февраль и 10 числа компания выдаст сотрудникам зарплату, то с точки зрения движения денег, этот расход будет в феврале. Но с точки зрения ОПиУ и реальной работы компании, этот расход пойдет в январь, потому что в феврале платят за предыдущий месяц.

zakupki

Инструменты для продуктивного участия в торгах

Платежный календарь

Составляйте графики и таблицы, чтобы можно было видеть, сколько денег у компании запланировано по приходу и сколько по расходу. Это позволит быстрее реагировать и избегать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Например, можно попросить контрагентов о рассрочке платежа, уточнить у заказчиков, точно ли будет оплата, попросить клиентов предоставить документы заранее.

Итак, в управлении финансами в тендерной сфере очень важно:

  • Распределить и контролировать затраты по всем проектам: один тендер может сильно повлиять на другой.
  • Учитывать при планировании затрат обязательства перед контрагентами по предыдущим проектам, чтобы не попасть в кассовые разрывы.
  • Смотреть не только на движение денежных средств, но и на ОПиУ, чтобы понимать свою реальную прибыль.
  • Вести план-факт по расходам проектов, чтобы быстрее реагировать на форс-мажоры и сделать их предсказуемыми, понятными и ожидаемыми.

Пишите в комментариях, понравилась ли вам статья, и на какие темы еще стоит написать.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Фотография Михаил Плющенко

Михаил Плющенко Автор статей

Источник https://www.klerk.ru/blogs/schoolkontur/509293/

Источник https://zakupki.kontur.ru/site/articles/22560-uchet_v_zakupkah

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *